Panduan Pengunduran Diri Penerima Beasiswa

Panduan ini menjelaskan alur pengunduran diri seorang penerima Beasiswa Cilegon Juare.

1. Prasyarat

Formulir pengunduran diri hanya dapat diisi apabila mahasiswa berstatus penerima beasiswa (Awardee) yang aktif. Bila statusnya sudah tidak aktif — misalnya karena permohonan sebelumnya sudah disetujui — halaman tetap dapat dibuka untuk melihat hasilnya, tetapi formulirnya terkunci.

Menu ini dapat diakses dari dua sisi:

Di portal mahasiswa, menu Pengunduran Diri berada di navigasi atas dan hanya muncul untuk akun yang terdaftar sebagai penerima beasiswa.

Halaman ini menampilkan Identitas Pemohon (nama, NIM, program studi, perguruan tinggi, alamat) yang diambil otomatis dari biodata. Bila ada data yang keliru, perbaiki dahulu lewat menu Biodata, karena data inilah yang tercetak pada surat.

2. Langkah Pengisian

Langkah 1 — Alasan dan Tanggal Surat

Isi minimal satu alasan pengunduran diri (maksimal lima, masing-masing maksimal 500 karakter). Gunakan Tambah Alasan untuk menambah baris dan ikon tempat sampah untuk menghapusnya. Alasan yang diketik di sini langsung tercetak sebagai daftar bernomor pada surat; baris yang dibiarkan kosong tidak ikut disimpan.

Tanggal surat yang dipilih dicetak setelah kata “Cilegon,” pada blok tanda tangan, sesuai bentuk surat resmi yang berlaku.

Klik Simpan Isian Surat. Permohonan tersimpan berstatus Draft dan belum terlihat oleh verifikator.

Langkah 2 — Unduh Template Surat

Tombol Unduh Template Surat Pengunduran Diri menghasilkan PDF berisi:

• Judul SURAT PERNYATAAN PENGUNDURAN DIRI SEBAGAI PENERIMA BEASISWA CILEGON JUARE

• Tujuan surat kepada Wali Kota

• Identitas pemohon (nama, NIM, program studi, perguruan tinggi, alamat) yang diambil otomatis dari biodata

• Daftar alasan dari Langkah 1

• Blok tanda tangan Cilegon, <tanggal surat>, keterangan materai Rp 10.000,00, dan ruang tanda tangan

• Tembusan kepada Sekretaris Daerah, Kepala Bagian Kesejahteraan Rakyat, dan perguruan tinggi terkait

Template selalu menyediakan sedikitnya tiga baris alasan. Bila alasan yang diisi kurang dari tiga, baris sisanya tercetak kosong (misalnya hanya angka 3.) dan boleh dibiarkan atau diisi tulisan tangan sebelum surat ditandatangani.

Surat dicetak, dibubuhi materai Rp 10.000,00, lalu ditandatangani.

Langkah 3 — Unggah Surat Bermaterai

Unggah hasil pindaian surat dalam format PDF, JPG, atau PNG dengan ukuran maksimal 2 MB. Setelah terunggah, berkas dapat diperiksa lewat Lihat, atau dihapus lewat Hapus lalu diganti, selama permohonan belum dikirim.

Langkah 4 — Kirim Permohonan

Tombol Kirim Permohonan baru muncul apabila alasan, tanggal surat, dan berkas surat sudah lengkap. Sistem meminta konfirmasi sebelum mengirim.

Setelah dikirim, statusnya menjadi Diajukan beserta waktu pengajuan, dan seluruh isian terkunci selama proses verifikasi berlangsung.

Selama belum diputuskan, permohonan masih dapat dibatalkan lewat tombol Batalkan Permohonan. Permohonan yang ditarik kembali berstatus Dibatalkan, bukan Ditolak, karena tidak ada keputusan verifikator atasnya. Bila berubah pikiran, mahasiswa dapat memulai lagi lewat Ajukan Permohonan Baru.

Status Permohonan